Tác giả Sean Phillips đã đề cập đến vấn đề này trong quyển sách của ông mang tên 37 Quick and Effective Productivity Techniques (tạm dịch: 37 thuật nâng cao năng suất hiệu quả và nhanh chóng) do Nhà xuất bản Kindle Edition ấn hành năm 2010. Dưới đây xin được trích một vài thuật mới nghe thấy lạ và hơi ngược đời đã giới thiệu trong sách để các nhà quản trị doanh nghiệp tham khảo.
1.Nghỉ ngơi giữa chừng
Nói chung, chúng ta làm việc hiệu quả trong khoảng thời gian liên tục từ 60 đến 90 phút, sau đó nếu nghỉ ngơi trong năm phút rồi lại tiếp tục làm việc thì hiệu quả của giờ làm việc kế tiếp vẫn cao. Bố trí xen kẽ thời gian nghỉ ngơi giữa chừng là cách giúp cho dòng chảy công việc tốt mà không làm chúng ta bị mệt mỏi. Tất nhiên, mỗi người có một khả năng chịu đựng thời gian làm việc liên tục dài ngắn khác nhau, nhưng ở mức trung bình là sau một giờ đến một giờ rưỡi làm việc thì nên giải lao năm phút.
2.Không cố gắng lập kế hoạch cho mọi việc
Nói vậy có vẻ hơi ngược đời, nhưng nghĩ cho cùng thì việc lập kế hoạch cho đến từng phút công việc hằng ngày đôi khi cũng tốn thời gian, công sức mà không thật sự thu được hiệu quả.
Xin hãy tưởng tượng chuyện gì sẽ xảy ra nếu vài việc đã lên kế hoạch bị treo lại ngay từ đầu ngày? Công việc sẽ đọng lại và sự nản chí có thể sẽ xuất hiện. Do vậy, chỉ nên lập kế hoạch thực hiện những việc đáng lập mà thôi. Ngoài việc lớn và quan trọng, cũng có một số việc nhỏ cần có kế hoạch mới thực hiện tốt được. Suy nghĩ cố gắng luôn thúc đẩy mọi việc diễn ra trong một khuôn khổ kế hoạch định trước sẽ khiến chúng ta phải lo lắng vất vả một cách không cần thiết. Các trình tự, thủ tục công việc hằng ngày tại doanh nghiệp đã giúp cho các công việc của từng nhân viên tự nhiên đi vào khuôn khổ, nếu không thì luồng công việc chung sẽ không chảy theo quy trình. Do vậy, những công việc nào cần kiểm soát nhất chính là những công việc cần lập kế hoạch nhất trước khi thực hiện.
3.Biết đọc nhanh thông tin
Một trong các kỹ năng rất cần cho công việc trong doanh nghiệp là đọc nhanh thông tin. Khi nhân viên sở hữu được khả năng đọc nhanh thông tin thì năng suất làm việc của họ tăng lên đáng kể, chưa nói đến khả năng khác đi kèm là tổng hợp và chắt lọc thông tin hữu ích cũng được trui rèn, giúp cho sự phát triển nghề nghiệp của từng cá nhân. Vì thế, dù không phải là việc quan trọng hàng đầu, nhưng các nhà quản trị nên tranh thủ hướng dẫn cho các nhân viên của mình cách đọc nhanh và hiểu thông tin đến với họ, ví dụ cùng đọc một tin nóng hổi trên báo mới và cùng rút ra điểm mấu chốt của tin tức ấy.
4.Có những lúc không cần làm gì cả
Lại một lời khuyên nghe có vẻ lạ lùng và vô lý đối với nhiều người, nhưng trên thực tế, nhiều khi chúng ta cần những khoảng lặng. Bản thân nhà quản trị khi có chút thời gian rảnh thì có thể sử dụng nó tùy ý mình, ví dụ chọn khởi đầu một công việc mới sớm hơn một giờ, chọn đọc và trả lời các email khác nhau, chọn vài trang sách để đọc hoặc chọn việc làm rất hữu ích là… không làm gì cả!
Không làm gì cả cũng là một cách sử dụng thời gian, mà mục đích là để cho não bộ có thời gian nghỉ ngơi ngắn, nhờ đó chúng ta lấy lại sự thư thái trong tâm hồn, sự minh mẫn trong suy tính, sự phấn chấn về phong độ. Cách mà từng cá nhân “không làm gì cả” có thể rất khác nhau, nhưng về mặt nguyên tắc thì làm sao để cho đầu óc thật sự được thư giãn. Nhà quản trị cũng nên tinh tế nhìn nhận để phân biệt được nhân viên này đang rơi vào trạng thái “không làm gì cả” (để sau đó làm việc tốt hơn), còn nhân viên kia lúc nào cũng luôn “không làm gì cả”.
TRƯƠNG CHÍ DŨNG – Giám đốc R&D, Công ty Le&Associates/DNSGCT