Thực tế là, phần quản lý thời gian của công ty sách Amazon Books có tới gần 3,000 đầu sách hứa hẹn sẽ “đem lại hiệu suất làm việc mà không gây stress”, “các kết quả tuyệt vời trong thời gian ngắn” và “một cuộc sống có tổ chức và hạnh phúc hơn”.
Tất cả chúng ta đều được bảo là hãy hoàn thành mọi việc bằng cách tự giao hẹn với chính mình, nhưng theo Thomas thì người đầu tiên bạn lỡ hẹn lại chính là bản thân bạn
Maura Thomas, tác giả của cuốn sách Personal Productivity Secrets (NXB Wiley ấn hành năn 2012) và là người sáng lập nên Regain Your Time, một công ty tư vấn quản lý qui trình làm việc có trụ sở tại bang Texas cho rằng: “Thường thì chúng không mang lại kết quả. Nhiều chiến thuật lại làm mọi việc trở nên phức tạp hơn một cách không cần thiết”.
Để giúp các doanh nhân tận dụng tốt nhất một ngày làm việc của họ, Thomas hé mở ba chiến lược quản lý thời gian không hiệu quả và đưa ra những bí quyết thay thế những chiến lược đó:
1. Sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên
Nhiều hệ thống lập kế hoạch yêu cầu bạn đặt ra các mức độ ưu tiên A, B và C hoặc Cao, Vừa, Thấp cho các nhiệm vụ của mình.Với ý tưởng này, trong ngày làm việc của mình bạn sẽ giải quyết những việc khẩn cấp nhất trước. Nghe qua có vẻ hợp lý nhưng theo Thomas, nó chưa đủ cụ thể.
Theo bà, “Những việc có trong danh sách của bạn đều quan trọng. Mọi người có xu hướng chấm quá nhiều việc ở mục ưu tiên A nhưng lại không có cách rõ ràng để quyết định sẽ làm gì vào ngày hôm đó. Và những việc được xếp loại B, C sẽ không được xem xét tới chừng nào chúng chưa được xếp loại A”.
Thay vào đó, Thomas cho rằng bạn nên thực tế về khối lượng công việc bạn phải hoàn thành mỗi ngày và sắp xếp các công việc trong danh sách ưu tiên bằng cách định ra một thời hạn chót cho mỗi đầu việc. Bà gọi ý: “Nếu bạn có 90 việc trong danh sách của mình và bạn có thể giải quyết 3 việc/ngày, giờ bạn biết rằng có 3 trong số các việc trong danh sách của bạn không thể hoàn thành được trong vòng 30 ngày, và có 3 việc không thể hoàn thành trong 29 ngày, v.v. Nếu điều này không ổn, bạn có thể chuẩn bị bằng cách thuê thêm người giúp, hủy bỏ các kế hoạch cuối tuần hoặc đàm phán lại thời hạn chót với khách hàng”.
2. Lập một danh sách những việc phải làm hằng ngày
Nhiều chuyên gia quản lý thời gian gợi ý bạn dành 10 phút đầu tiên mỗi ngày để tạo ra danh sách những việc bạn muốn hoàn thành. Thomas cho rằng đó là một sự lãng phí thời gian.
Theo bà, “Thay vì tạo động lực vào mỗi buổi sáng, hãy dành ra từ 20-30 phút mỗi tuần hoặc mỗi tháng để thanh lọc bộ não của bạn, nắm bắt mọi thứ bạn nghĩ mình cần hoặc muốn làm. Nếu bạn ưu tiên chúng theo hạn chót, bạn sẽ có một danh sách những việc cần làm sớm.
Bạn có thể xem ngay danh sách công việc của mình mỗi sáng và chủ động hơn trong việc sử dụng những phút đầu tiên của ngày. Và khi những việc mới xuất hiện, bạn chỉ cần dành một phút để khớp nó với danh sách chính của bạn.
3. Các mốc thời gian
Tất cả chúng ta đều được bảo là hãy hoàn thành mọi việc bằng cách tự giao hẹn với chính mình, nhưng theo Thomas thì người đầu tiên bạn lỡ hẹn lại chính là bản thân bạn.
“Khi mọi người dùng lịch để quản lý danh sách những việc phải làm, họ thường dành nhiều thời gian hơn để tái sắp xếp các việc và giải mã những cuộc hẹn thực và các mốc thời gian”, Thomas chia sẻ và nói thêm rằng đặt ra các mốc thời gian cũng tốt nhưng cần làm theo nguyên tắc để phát huy hiệu quả của nó.
Trước tiên, đừng áp dụng nó cho tất cả mọi việc, bạn sẽ làm xáo trộn một ngày của mình và cuốn lịch của bạn sẽ mất hiệu quả. Thứ hai, đừng đặt trước các mốc thời gian quá xa; bạn thường không thể đoán trước được tuần sau sẽ ra sao từ hôm nay. Và sau cùng, đừng ấn định một công việc cụ thể.
Thomas gợi ý: “Thay vào đó, hãy gọi đó là thời gian chủ động và chọn làm những việc bạn cảm thấy thích hợp nhất. Đôi khi chúng ta cảm thấy đầy sáng tạo và đôi khi chúng ta cảm thấy mất hứng. Bạn sẽ hoàn thành nhiều việc hơn nếu bạn làm các công việc tùy theo tâm trạng của mình”.
Theo Học làm giàu