Trước đây, khi điều hành một doanh nghiệp, bạn khó có thể ứng dụng cùng lúc mọi công nghệ [1] mới trên thị trường. Nhưng những cải tiến gần đây sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận, trong đó đáng kể nhất là 10 cải tiến sau:
1. Phần mềm văn phòng ảo
Trong điều hành công việc, khoảng không gian thực tế đòi hỏi nhiều tốn kém, vì thế “văn phòng ảo” có thể giúp các cộng sự của bạn được rải ra khắp thế giới.
Họ sẽ sử dụng các chương trình như Slack và Zoom để tham gia các hội nghị truyền hình. Bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm như Basecamp và Trello để theo dõi các cuộc vận động tiếp thị.
2. Hệ thống quản lý việc trả lương, ngoại hối và dòng tiền
Dù cho bạn đang quản lý tiền lương, kinh doanh xuyên quốc gia hay đang cố gắng giảm nhẹ những rủi ro về ngoại hối, có một giải pháp công nghệ tài chính mới (fintech) giúp bạn giải quyết công việc.
Nền tảng công nghệ miễn phí của Công ty Western Union (WU EDGE) có thể giúp các doanh nghiệp tìm và tiếp xúc với các đối tác thương mại quốc tế, thực hiện những thanh toán miễn phí và làm giảm nhẹ những rủi ro liên quan đến dòng tiền đang vận dụng và ngoại hối.
3. Tiêu thụ hợp tác
Từ AirBnB đến Zipcar, nền kinh tế chia sẻ (sharing economy) đã làm thay đổi cung cách tiêu thụ và kinh doanh của chúng ta.
Nền kinh tế này giúp các công ty chia sẻ, tận dụng các nguồn lực dư thừa của nhau như nhà cửa, xe cộ, các phương tiện sản xuất, thay vì phải đầu tư, mua sắm tài sản mới. Nó giúp cho các doanh nghiệp nhỏ hoạt động linh hoạt hơn và cắt giảm chi phí điều hành.
4. Quản lý truyền thông xã hội
Truyền thông xã hội có thể giúp doanh nghiệp cất cánh. Việc quản lý các mạng Twitter, LinkedIn, Facebook và Instagram có thể giúp tận dụng thời gian của doanh nghiệp. Các nền tảng quản lý như Hootsuite giúp người ta quản lý toàn bộ công việc cùng lúc, tiết kiệm được thời giờ có ích và có được sự mềm dẻo trong những thời điểm khó khăn.
5. Dữ liệu lớn (Big Data)
Xem ra Big Data [2] là một thuật ngữ rất thông dụng, nhưng ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hưởng lợi từ dữ liệu lớn.
Một công nghệ như ClearStory Data, InsightSquared, hoặc thậm chí một Google Analytics đã cũ, cũng có thể giúp doanh nghiệp hợp lý hóa việc thương mại, hiểu được các sở thích của khách hàng và tiên đoán được nhu cầu cùng khuynh hướng tiêu thụ của họ trong tương lai.
6. Điện toán đám mây
Việc lưu trữ dữ liệu trong đám mây thay vì trong những ổ cứng vật chất có thể giúp bạn làm được nhiều việc với ít phương tiện hơn. Công nghệ này cũng khiến cho sự hợp tác trở nên dễ dàng hơn khi bạn làm việc ở xa, từ đó, bạn có thể tiếp cận với bất cứ nơi đâu, vào bất cứ lúc nào.
7. Công nghệ in 3 chiều (3D)
Với những doanh nghiệp nhỏ không muốn lưu giữ một khối lượng lớn hàng tồn kho, việc khai triển công nghệ in 3D giúp điều hành công việc dễ dàng hơn. Từ việc in các bộ phận rời đến việc yêu cầu cung cấp các dịch vụ cá nhân, công nghệ này có thể thay đổi chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
8. Quản lý quan hệ khách hàng và hàng tồn kho
Việc này có thể thực hiện bằng một phần mềm chuyên biệt có thể giúp doanh nghiệp không gặp phải sai sót. Đó là các phần mềm Zoho, Insightly hay Salesforce.
9. Phần mềm quản lý rủi ro
Phần mềm này giúp doanh nghiệp giao dịch với những khách hàng đáng tin cậy hoặc kiểm tra xem ai đang tiếp cận với các dữ liệu của doanh nghiệp. Công nghệ BehavioSec phân tích các bản đánh máy và những chuyển động của con chuột máy tính của nhân viên công ty, giúp doanh nghiệp phát hiện được ai đó đang đăng nhập vào máy.
Trong khi đó công nghệ Duedil cung cấp những vận luật (metrics) cho biết khả năng trả nợ của các công ty như thế nào. Từ đó doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ đáng tin cậy, khả năng trả nợ của từng công ty để định ra từng chiến lược kinh doanh phù hợp.
10. Truyền thông
Cho dù có là Skype, Facetime hay dịch vụ VOIP hoàn chỉnh, các hệ thống truyền thông [3] dựa vào internet giúp chúng ta cắt giảm chi phí, đặc biệt khi bạn làm việc nhóm ở những địa điểm xa.
Những hệ thống này thường đòi hỏi ít phải đầu tư các phần cứng, có thể kết nối thông tin trên đường di chuyển với hệ thống điện thoại văn phòng. Một vài hệ thống mới có thể cung cấp người tiếp khách ảo, cải tiến màn hình gọi, chuyển tiếp các quy định và hợp nhất với phần mềm văn phòng.
Theo DNSG