Từ góc nhìn chuyên gia, Monique Valcour – giáo sư trường Kinh doanh EDHEC (Pháp) cho rằng để hỗ trợ nhân viên phát triển bản thân không hẳn cần một chương trình tổng thể. Giải pháp cho các nhà lãnh đạo chính là những cuộc trò chuyện sâu (coaching conversations).
Thông qua những cuộc trò chuyện, bạn sẽ tìm hiểu về những khó khăn của nhân viên trong quá trình làm việc, những mâu thuẫn đang có lẫn cung cấp những phản hồi kịp thời cho nhân viên trong quá trình làm việc.
Ngoài ra, áp dụng phương pháp trò chuyện sâu này sẽ xây dựng liên kết vững bền giữa bạn và thành viên trong nhóm của bạn, hỗ trợ họ trong việc chủ động tìm kiếm các kỹ năng cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Để phương pháp này đạt hiệu quả, Monique Valcour lưu ý cấp quản lý 5 điều sau:
1. Lắng nghe tích cực
Hãy nhớ lại những trải nghiệm trong quá khứ khi bạn cố gắng để truyền tải một điều quan trọng nhưng người nghe lại không quan tâm hoặc chỉ chực chờ bạn nói xong để phát biểu ý kiến. Ngược lại, cảm giác của bạn thế nào khi giao tiếp với một cá nhân hoàn toàn chú tâm vào những điều bạn nói, lắng nghe những chia sẻ của bạn với tâm trí rộng mở và không phán xét.
Hãy đặt mình ở vị trí của người đối diện khi bắt đầu cuộc trò chuyện, nhân viên sẽ được khuyến khích để chia sẻ những điều họ đang nghĩ, những giải pháp họ ấp ủ cho công ty khi nhận thấy bạn đang lắng nghe một cách tích cực. Vì vậy, bạn hãy bắt đầu cuộc trò chuyện với tinh thần tập trung chú tâm lắng nghe người đối diện hơn là chờ đợi họ nói để phản biện.
2. Đặt những câu hỏi mở
Ở cấp độ quản lý, bạn sẽ thường xuyên gặp gỡ để ra chỉ thị hoặc hướng dẫn công việc cho nhân viên cấp dưới. Song, trong cuộc đối thoại sâu, vai trò sẽ đảo ngược lại. Bạn sẽ là người đặt nhiều câu hỏi hơn và nhân viên sẽ là người trả lời từ góc nhìn của họ.
Những câu hỏi mở trong trường hợp này có vai trò như công cụ để bạn giúp nhân viên dần tìm ra những mục tiêu và thách thức thông qua câu trả lời của chính họ. Phương pháp này giúp gia tăng sự tham gia của người đối diện. Nhân viên của bạn sẽ có cảm giác là một phần của tập thể. Điều này sẽ tạo ra động lực thúc đẩy nhân viên góp sức chủ động giải quyết các vấn đề chung.
Về phía quản lý, bạn cũng sẽ nhận ra được cách nhân viên của mình đang suy nghĩ, những mối quan tâm hiện thời và ưu tư của họ để xây dựng chiến lược củng cố nội bộ sát với nhu cầu thực tế.
3. Tập trung vào giải pháp
Than phiền về những khó khăn hay nguồn lực hỗ trợ là điều thường xuất hiện trong những cuộc chia sẻ thế này. Ở thời điểm trò chuyện, đừng vội ngắt lời nhân viên vì đây là một trong những cách để họ giải tỏa sự bất mãn bên trong. Bạn hãy dành ít phút thừa nhận những hạn chế này nhưng sau đó hãy khuyến khích họ suy nghĩ về những giải pháp phù hợp.
Những câu hỏi bạn có thể áp dụng như: Những nguồn lực chúng ta vừa đề cập đến có tác động cụ thể thế nào trong quá trình xử lý công việc?, Với điều kiện này, giải pháp thay thế tối ưu của chúng ta là gì?, Có các kỹ năng hoặc các mối quan hệ mà chúng ta có thể vận dụng để giải quyết vấn đề không?, Ban quản lý nên làm gì để mọi người có thể làm việc hiệu quả mà tiết kiệm thời gian hơn?…
4. Tạo và duy trì sự hỗ trợ sau trò chuyện
Khi xác lập mục tiêu chính là hỗ trợ giúp nhân viên tự tìm ra giải pháp cho vấn đề thì bạn cũng phải đảm bảo cung cấp các điều kiện để nhân viên thực hiện ý tưởng, giải pháp của họ.
Giả sử, một nhân viên cho biết cô muốn hiểu sâu hơn về cảm nhận của người dùng khi sử dụng các dịch vụ của công ty, cô đề xuất một nhóm thực hiện khảo sát sâu, phỏng vấn người dùng và viết thành những bài chia sẻ trên bảng tin nội bộ của công ty. Nhận thấy điều này có ích cho cả kinh nghiệm của cô lẫn công ty, bạn đồng ý.
Bước tiếp theo sau cuộc trò chuyện là bạn cần đảm bảo cung cấp đủ không gian và nguồn lực để cô thực hiện giải pháp đó. Mặt khác, bạn tiếp tục dõi theo quá trình thực hiện của cô để đưa ra những lời khuyên khi cần thiết. Điều này rất quan trọng để xây dựng lòng tin với nhân viên của mình.
Khi bạn theo sát và hỗ trợ kế hoạch phát triển của một nhân viên, dần dần các nhân viên còn lại cũng được khuyến khích để trình bày ý tưởng với bạn. Điều này sẽ giúp năng suất lao động được nâng cao. Đây là một quy trình mang đến lợi ích cho cả các cá nhân lẫn tập thể.
5. Xây dựng trách nhiệm giải trình
Bên cạnh cam kết hỗ trợ, bạn cũng cần thảo luận với nhân viên về cách thức và lộ trình báo cáo tiến độ phù hợp nhằm gia tăng tính trách nhiệm của mỗi cá nhân.
Giả sử, nhân viên của bạn đề xuất một kế hoạch để có thể phát triển khả năng của bản thân. Ngoài những thông tin cần trình bày chi tiết như chi phí, thời gian lẫn thời hạn tiến hành kế hoạch, bạn cũng cần yêu cầu nhân viên báo cáo những kết quả đạt được trong suốt tiến trình họ thực hiện kế hoạch đó.
Theo DNSG