I – SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC QUẢN TRỊ NỘI DUNG:
1. Sự cần thiết Quản trị nội dung:
Cũng giống như xây dựng một ngôi nhà, khi thiết lập xong một website, bạn mới hoàn thành phần thể xác. Muốn website sống động, cuốn hút độc giả, bạn phải phát triển nội dung, là phần linh hồn của web.
Bỏ ra một ít chi phí, bạn đã hoàn thành phần khung của website. Nhưng để hoàn thiện nó, bắt nó phát huy tác dụng, đem lại ý nghĩa đích thực cho bạn, đối tác và khách hàng của bạn, bạn sẽ tốn nhiều công sức và chi phí hơn rất nhiều.
Nếu bạn không có nguồn lực chăm sóc, duy trì và phát triển nó, tốt nhất bạn đừng xây dựng nó. Điều đó giống như bạn sinh ra con rồi bỏ rơi nó, nó trở nên một cái xác không có linh hồn.
Nói vậy, để chúng ta cùng thấy tầm quan trọng của việc phát triển nội dung.
Có thể bạn không hiều nhiều về web, chúng tôi vẫn xin giới thiệu với bạn về kỹ thuật này. Nó sẽ giúp bạn biết cần phải làm gì sau khi dựng xong website.
2. Khái niệm về Quản trị nội dung:
Theo định nghĩa, Hệ quản trị nội dung, cũng được gọi là hệ thống quản lý nội dung hay CMS (từ Content Management System của tiếng Anh) là phần mềm để tổ chức và tạo môi trường cộng tác thuận lợi, nhằm mục đích xây dựng một hệ thống tài liệu và các loại nội dung liên quan khác một cách thống nhất. Mới đây thuật ngữ này liên kết với chương trình quản lý nội dung của website. Quản lý nội dung web (web content management) cũng đồng nghĩa như vậy.
Nói một cách dễ hiểu hơn, CMS là công cụ xuất bản web; Nó giúp bạn thực hiện xuất bản các nội dung ra ngoài giao diện website để phục vụ độc giả, tất nhiên, theo ý bạn.
Đặc điểm: Các đặc điểm cơ bản của CMS bao gồm:
• Phê chuẩn việc tạo ra hoặc thay đổi các nội dung số, một cách trực tuyến.
• Chế độ Soạn thảo “Nhìn là biết” (WYSIWYG)
• Quản lý, phân cấp người dùng.
• Tìm kiếm và lập chỉ mục (index).
• Lưu trữ (Backup).
• Tùy biến giao diện (interfacing).
• Quản lý ảnh, âm thanh, clip và các liên kết (URL).
Phân loại: Thực tế có nhiều kiểu CMS:
• W-CMS (Web CMS)
• E-CMS (Enterprise CMS)
• T-CMS (Transactional CMS): Hỗ trợ việc quản lý các giao dịch thương mại điện tử.
• P-CMS (Publications CMS): Hỗ trợ việc quản lý các loại ấn phẩm trực tuyến (sổ tay, sách, trợ giúp, tham khảo…).
• L-CMS/LCMS (Learning CMS): Hỗ trợ việc quản lý đào tạo dựa trên nền Web.
• BCMS (Billing CMS): Hỗ trợ việc quản lý Thu chi dựa trên nền Web.
3. Vì sao bạn cần quản trị website một cách chuyên nghiệp?
– Các doanh nghiệp thường tập trung vào lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính của mình; do đó không có đủ thời gian để định hướng, tìm nguồn thông tin cần thiết, viết bài, biên tập và cập nhật cho website của mình.
– Doanh nghiệp sản xuất ra các loại sản phẩm theo quy trình công nghệ; Không quen các vấn đề xử lý thông tin, các kỹ thuật xử lý tin bài, hình ảnh, cảm thấy quá phức tạp và xa lạ khi sử dụng những công cụ edit, biên tập trang bị trên hệ thống CMS của website.
– Nhân viên quản trị không được đào tạo đủ các yếu tố chuyên môn cần thiết nên không đủ trình độ về kỹ thuật, thẩm mỹ, độ kiên trì… khi thực hiện công tác xuất bản web. Cảm thấy rối mắt, nhàm chán và mệt mỏi khi phải kiểm tra từng lỗi chính tả, từng chi tiết của một bức ảnh, tính xác thực của thông tin trước khi đưa lên website.
– Doanh nghiệp cảm thấy ngần ngại khi bỏ ra chi phí đáng kể để thuê 1 hoặc 2 nhân viên chuyên cập nhật website cho mình. Nhưng họ vẫn không thể hoàn thành nhiệm vụ do không thể đảm bảo các yếu tố chuyên môn. VD họ có thể cập nhật nội dung nhưng khi website không thể chạy do lỗi máy chủ thì họ không biết làm thế nào.
– Doanh nghiệp thắc mắc không biết website của mình có nhiều người truy cập không? Có tồn tại những đường link hỏng, không dẫn người xem vào đúng trang bạn cần cho họ xem không?
– Bạn có thể bị giảm doanh số do đối thủ cạnh tranh có nội dung website tường minh và đủ thông tin hơn.
Tóm lại, nếu bạn không thể đảm bảo các yếu tố trên, hay liên hệ với chúng tôi, Công ty Gamma NT sẽ tư vấn cho bạn như sau:
1. Nếu bạn có nhân lực, chúng tôi sẽ giúp tư vấn và đào tạo
2. Nếu không, chúng tôi sẽ quản trị giúp bạn
II – ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NỘI DUNG:
1. Một số lưu ý
Người quản trị nội dung website cần có một số yêu cầu sau:
1.1. Am hiểu về Công ty bạn. Tận tâm, mong muốn Công ty phát triển.
1.2. Hiểu biết về internet nói chung. Có một số kỹ năng cơ bản về báo chí và xuất bản web: viết bài, biên tập, chọn ảnh, đồ họa…
1.3. Hiểu biết về quản trị mạng, bảo trì máy chủ, phát hiện lỗi.
1.4. Khả năng làm việc trong môi trường cộng tác.
Vì vậy, bạn hãy chọn người có khả năng để làm công việc này. Nếu không bạn sẽ tốn chi phí trả lương mà không đem lại hiệu quả, thậm chí, phản tác dụng. Quản trị nội dung đúng nghĩa cần người có đầu óc tổng hợp, là nghề báo, không đơn thuần là việc dàn trang một văn bản word. Mặt khác, chỉ cần bạn có động cơ và sự quyết tâm, bạn sẽ làm được.
Các Bản hướng dẫn sử dụng CMS (do Công ty Gamma NT cấp) chỉ có thể nêu ra các nguyên tăc cơ bản và tình huống quản trị thông thường nhất, trong khuôn khổ người lập trình đưa ra cho bạn. Bản hướng dẫn cố gắng đưa ra một cách trực quan nhất để người quản trị có thể nắm bắt cách thức đưa các nội dung lên web thông qua các hình ảnh và môt tả có hệ thống. Còn có nhiều tính năng nâng cao của website mà bạn phải khám phá. Khai thác hết các ứng dụng của website sẽ khiến bạn trở thành người xuất bản chuyên nghiệp trên web. Cách nắm bắt nhanh nhất là bạn phải liên tục thực hành và theo dõi các kết quả hiển thị trên website.
2. Chúng tôi, Công ty Gamma NT quản trị website thế nào?
– Công ty Gamma NT có một bộ phận chuyên về phát triển nội dung số cho các Cổng Thông tin điện tử, Trang Thông tin, Website Doanh nghiệp. Mời bạn truy cập mục : DỰ ÁN TIÊU BIỂU để tham khảo các Site chúng tôi xây dựng và phát triển nội dung trong hơn 5 năm qua (Từ 2007 đến nay)
– Riêng trong các ngành: Vật liệu xây dựng, Xi măng, Bảo vệ môi trường… chúng tôi đã xây dựng được Hệ thống Cơ sở dữ liệu chuyên ngành, bao gồm các Hồ sơ Dự án, Bản vẽ kỹ thuật, Tài liệu Kỹ thuật, Tiêu chuẩn, Quy chuẩn, Các hình ảnh máy móc thiết bị, Dây chuyền công nghệ, Mô tả đặc tính, Video Clip… Với CSDL nói trên, có thể giúp các Doanh nghiệp thuộc ngành chăm sóc hình ảnh của website doanh nghiệp một cách sống động và kịp thời.
– Đồng thời với kinh nghiệm phát triển các Cổng Thông tin của Ngành Vật liệu xây dựng, Xi măng, Bảo vệ môi trường… chúng tôi sẽ nhanh chóng nắm bắt định hướng của Doanh nghiệp cần. Quảng bá thương hiệu của Doanh nghiệp bạn một cách hiệu quả nhất.
– Công ty Gamma NT có hàng chục Phóng viên báo chí, các nhân viên xử lý tin bài, ảnh, Video Clip… có thể tác nghiệp (Phỏng vấn, chụp ảnh, nghiên cứu tài liệu), viết bài, biên tập và đăng bài lên website của Doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất.
III – CÁC CÔNG VIỆC CỤ THỂ HÀNG NGÀY CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NỘI DUNG WEBSITE:
1. Tìm kiếm nguồn thông tin, xây dựng CSDL cho Doanh nghiệp:
Từ nhiều nguồn: Do Doanh nghiệp cung cấp hoặc tự sản xuất:
– Thông tin ở dạng hoàn chỉnh (đã được chỉnh sửa, biên tập).
– Thông tin ở dạng thô (Bản mểm qua đĩa CD, USB, .. bản cứng văn bản, tài liệu định dạng Word, ảnh định dạng JPG, PTS…)
– Thông tin theo nguồn: Cập nhật từ nguồn cố định trên báo hoặc chuyên mục website tin tức mà khách hàng chọn.
2. Biên tập, cập nhật nội dung cho website
– Cập nhật thông tin chuyên ngành liên quan lên website. Tin tức hoạt động của Công ty, Ngành hoặc địa phương liên quan.
– Xử lý các loại hình ảnh sản phẩm, hoạt động của Công ty, cập nhật cho website.
– Xử lý các Video Clip theo yêu cầu.
– Cập nhật sản phẩm mới cho website.
– Thiết kế banner quảng cáo.
– Đặt các đường link quảng bá website.
3. Thống kê – báo cáo quản trị website:
– Báo cáo thống kê lượt truy cập website hằng tháng.
– Báo cáo Các trang được xem nhiều nhất.
– Báo cáo Các sản phẩm và dịch vụ được xem nhiều nhất.
4. Bảo trì hệ thống website
– Theo dõi và backup hệ thống.
– Xử lý khi hệ thống gặp sự cố về website, domain, hosting…
5. Theo dõi thứ hạng và tối ưu kết quả tại các công cụ tìm kiếm: Yahoo, Google, Bing…
– Bằng cách theo dõi thứ hạng của website sẽ tiến hành thực hiện đăng ký từ khóa để cải thiện thứ hạng của website trong kết quả tìm kiếm trên các công cụ tìm kiếm.
– Luôn đảm bảo kết quả của website luôn xuất hiện trong trang đầu tiên của Google (Đối với các từ khóa chỉ định trước tùy theo gói dịch vụ).
6. Tư vấn chiến lược phát triển website
– Xây dựng thương hiệu từ mạng iIternet
– Xây dựng, quảng bá qua các mạng xã hội trực tuyến (Facebook, Youtube, Twitter…)
– Ứng dụng & phát triển Email Marketing.
IV – CÁC HÌNH THỨC CHUYỂN THÔNG TIN VÀ THỎA THUẬN LẤY TIN, VIẾT BÀI:
– Qua email
– Qua các trang cho tải như Media Fire…
– Qua đường bưu điện: Đĩa CD, tài liệu văn bản, USB, hình ảnh…
– Chuyển giao thông tin trực tiếp tại Gamma NT.
– Trong trường hợp đặc biệt, vào các dịp có sự kiện của Doanh nghiệp, Gamma NT sẽ cử Phóng viên đến trực tiếp địa chỉ khách hàng để tham dự lấy thông tin và viết bài (theo yêu cầu).
Thông tin của khách hàng sau khi chuyển về Gamma NT sẽ được cập nhật chậm nhất sau 24h. Với những yêu cầu gấp, chúng tôi sẽ tiến hành xử lý ngay sau khi nhận được thông tin.
Để đảm bảo dịch vụ cập nhật Website được tiến hành đúng tiến độ và có kết quả tốt nhất, Gamma NT cam kết sẽ thực hiện theo đúng thoả thuận về yêu cầu cập nhật của khách hàng thông qua lịch cập nhật và báo cáo định kỳ (theo tuần/tháng/quý).
Khách hàng dựa trên nhu cầu của mình sẽ cùng thỏa thuận với Gamma NT về lịch trình cập nhật, và theo đúng lịch này, sau mỗi lần thông tin được cập nhật.
CHÚNG TÔI HY VỌNG ĐƯỢC CHĂM SÓC WEBSITE CỦA KHÁCH HÀNG NHƯ NGÔI NHÀ CỦA CHÍNH CHÚNG TÔI.
Gamma NT