>> Dịch vụ xử lý, số hóa dữ liệu [1]
Làm thế nào để xây dựng Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử?
“Lưu trữ điện tử” là một thuật ngữ quen thuộc ở nước ngoài, nhưng lại khá mới mẻ ở Việt Nam. Trong những năm gần đây, cùng với sự ứng dụng của công nghệ thông tin, chúng ta thường nghe thấy khái niệm “số hóa”, ví dụ như “số hóa văn bản”, “số hóa thư viện”, và về bản chất, đó chính là xây dựng hệ thống “lưu trữ điện tử”. Lưu trữ điện tử có thể được sử dụng không chỉ để lưu trữ tài liệu điện tử (thu được bằng cách nhập dữ liệu hoặc quét tài liệu) mà còn để tạo ra thư viện các loại tập tin khác nhau: tập tiếng, tập video, hình ảnh.
Phần trung tâm của hệ thống lưu trữ điện tử là kho lưu trữ điện tử. Kho lưu trữ điện tử là một hệ thống lưu trữ có cấu trúc các tài liệu điện tử. Việc xây dựng kho lưu trữ điện tử là một cơ hội để làm sạch các tài liệu và khả năng nhanh chóng tìm thấy các tài liệu cần thiết.
Xây dựng Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cần phải đảm bảo:
• Cơ chế nhập và tạo ra các tài liệu điện tử (máy quét, E-mail, nhập trực tiếp và lưu);
• Xem tài liệu;
• In tài liệu;
• Tìm kiếm nhanh các tài liệu theo các tham số khác nhau, chẳng hạn như theo thư mục phân nhánh và theo các thuộc tính của tài liệu (lập chỉ mục tài liệu);
• Phân quyền truy cập vào tài liệu điện tử;
• Không có khả năng xóa tài liệu;
• Lưu trữ tin cậy, sao lưu tài liệu điện tử;
• Theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu;
• Khả năng tích hợp với các hệ thống sẵn có.
Việc tổ chức và thiết lập một hệ thống lưu trữ điện tử hợp lý không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Để thiết lập “lưu trữ điện tử” thì cần có một số yếu tố: công nghệ phần cứng, công nghệ phần mềm và phương pháp luận triển khai… và những yếu tố này không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tự triển khai được.
Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp tổ chức một kho lưu trữ điện tử với các tính năng như trên, đảm bảo cho việc cung cấp cho một lợi thế lớn trong việc tiến hành hoạt động kinh doanh, quản lý hành chính nhà nước, và lưu trữ thông tin cần thiết dưới dạng có cấu trúc để tìm kiếm nhanh chóng, Công ty Gamma NT cung cấp dịch vụ Xây dựng Hệ thống lưu trữ điện tử, bao gồm các dạng sau:
• Hệ thống tự động hóa quản lý hồ sơ lưu trữ;
• Lưu trữ điện tử các chứng từ tài chính…
• Lưu trữ điện tử các tài liệu dự án dùng cho các đơn vị thiết kế như: bản vẽ, dự toán, thuyết minh, và các dạng khác nữa.
• Lưu trữ điện tử các văn bản quy phạm bao gồm các tiêu chuẩn của doanh nghiệp đặt mua ngoài và (hoặc) do công ty tự phát triển.
• Lưu trữ điện tử của các tài liệu kỹ thuật dành cho các công ty có hoạt động liên quan đến việc cung cấp hàng hóa và các cửa hàng liên quan đến tài liệu kỹ thuật (hướng dẫn sử dụng, thông số kỹ thuật…).
• Lưu trữ điện tử của các tài liệu pháp lý như: hợp đồng và các tài liệu liên quan.
• Lưu trữ điện tử các tài liệu nhân sự được dùng để lưu trữ các tập tin cá nhân, hợp đồng lao động, quyết định, mô tả chức danh và các quy định trong công ty.
Quý khách có nhu cầu, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và phục vụ!
THÔNG TIN LIÊN HỆ: Công ty CP Giải pháp công nghệ và Truyền thông Gamma – Gamma NT JSC.,
– Địa chỉ: B50, TT15, KĐT Văn Quán, Quận Hà Đông, TP Hà Nội.
– VPGD: P504, nhà A, số 3, phố Chùa Láng, quận Đống Đa, TP Hà Nội.
– Điện thoại: 024 6276 4267 – Fax: 024 6276 4267
– Hotline: 091 351 3465
– Email: [email protected]
>> 5 lý do bạn lựa chọn Gamma NT [2]
Gamma NT